Javas Father: Management Perencanaan untuk reduksi Biaya di Workshop Alat Berat

article : dwihp/Self Written

Management Planning to Reducing Cost at Heavy Equipment Workshop

meeting di tambang, secangkir kopi hangat walau pakai gelas plastik sangat berarti..hehehe

Haii Brad, Kali ini saya ingin sekedar sedikit sharing tentang pemahaman saya dalam Managemen Perencanaan di Bidang yang saya geluti selama ini,

dalam teori-nya managemen peralatan berkembang dengan sangat pesat dan canggih, namun efek sampingnya juga membosankan untuk membaca dan memahaminya.. :D

untuk itu kali ini saya akan coba mengemasnya dalam beberapa topik kecil saja, dan langsung ke Point dan best Practice yang saya temukan dalam bekerja.

'key.. Guys mari kita cicipi dan mulai.

CONCEPT MAINTENANCE :

konsep Maintenance & Repair Peralatan yang Familiar didalam Alat Berat sendiri terbagi dalam tahapan Berikut :

Siklus Perbaikan

1 . Corective Maintenance

"Tidak ada Kesiapan Spare Parts, tidak ada Man Power Mekanik yang cukup, dan tidak adanya perencanaan sama sekali, Rusak baru diperbaiki"

2. Preventive Maintenance

"Sama seperti diatas, namun Periodical maintenance Seperti penggantian Oli

Mesin dan Filter-fiternya sudah berkala dilakukan "

3. Predictive Maintenance

"Adanya analisa Kerusakan, adanya penjadwalan perbaikan, adanya managemen kontrol biaya"

3.1 Over Haul & Rebuild

3.2 Backlog Management

Kali ini saya hanya akan memperdalam tahapan terbaik dari siklus tersebut, Yaitu Point 3.Predictive Maintenance, dan terbagi dalam beberapa Kelompok, sbb :

Over Haul & Rebuild Concept

1. Based Actual On Condition

konsep diatas itu adalah yang paling baik dan sangat memabantu mengurangi cost

merubah pardigma lama bahwa Over Haul harus dilakukan jika suatu alat memasuki HM (Hour Meter) atau KM (Kilo Meter) yang dianjurkan dari pabrikan.

jadi kesimpulannya :

Tidak serta merta "Usia Tua" harus Di Over Haul
Tidak serta merta HM/KM tinggi Perlu Di Over Haul

Karna Over Haul baiknya di tentukan berdasarkan kondisi Actual secara berkala Pemeriksaan dan Monitoring sbb :

1. Hasil Lab (Analisa Pelumas)
2. Penambahan Oli yg tidak Wajar
3. Test Compresi dan Blow by
4. Noise / Suara Abnormal

kami telah meng Extaind beberapa Unit yang telah berada di HM :22.000 dan Hasilnya Normal, padahal standart pabrikan di Claim Over Haul standart di HM : 12.000. walau demikian kami selalu monitoring secara berkala dan menyiapkan Parts di gudang jika ada kerusakan yang tak terduga maka tidak terlalu lama menunggu pembelian parts”

“Biasanya Vendor pembuat Alat berat atau semisalnya akan memberikan rekomendasai peremajaan setiap interval 6.000,12.000, 18.000 dst <= ini adalah trick pedagang dimana-mana :D
Jika kita mengacu pada itu saja maka yang ada adalah biaya yang terbuang sia-sia / belum waktunya, karna setiap medan kerja dan kondisi aktual Performa pada Mesin berbeda-beda. Kami MengExtaind/menunda dari batas dan selalu memperhatikannya dan memberikan batas toleransi. Dengan demikian Cost yang dikeluarkan adalah Tepat Waktu

Pada Point 1 diatas : Hasil Lab (Analisa Pelumas) adalah melakukan secara berkala monitoring Keadaan Komponen semisal Engine, Transmisi, Pumpa Hydroulic dengan sampling pada Oli / Pelumas yang telah digunakan di masing-masing kompartemen yang di monitor, seperti Mesin, Differential, Transmisi, Main Pump, Swing Motor dsb. disinilah kekuatan kita berada dalam ambang perpanjangan usia pakai / extaind Komponen, Konsistensi dan reguler sampling kita sangat dibutuhkan untuk terutama untuk Alat yang berada dalam masa tenggang Over Haul, Yaitu diatas 12,000 HM

“Sampling Analisa yang kami lakukan seperti halnya Hasil Lab Test Medic / Test Urin untuk manusia”

Botol Analisa Pelumas yang siap dikirimkan ke Laboraturium

Bilamana Indikasi pada hasil lab menunjukan adanya ke Ausan Pada Komponen diatas ambang kewajaran disaat itulah kita siapkan dan rencanakan Penggantian Mesin/Komponen.

rekap hasil Analisa Pelumas by Unit

Backlog Planning :

Program Backlog adalah Fase tertinggi dari metode/concept Repair dan Maintence , agar mengurangi kerusakan-kerusakan yang tidak terduga-duga

“Pada Plan Backlog kami menSchedulkannya saat-saat Ideal tanpa menggangu Produksi , Contoh :
1. Saat Suatu Unit Sedang Rusak/BD dan menunggu barang
2. Saat Suatu Unit tidak di gunakan , Stand By, Over Shift, Pergantian Shift

“Isi dari Tugas Backlog selain menampung hasil masukan dari Inspeksi Team Backlog sendiri kami juga menampung pada File yang sama setiap keluhan Operator saat Awal Shift (P2H), masukan dari Team Mekanik yang lain, masukan dari team Maintenance saat Service, sehingga isinya sangat komprehensif “
Schedulling Periodical Service & Kesiapan Parts untuk Eksekusi Backlog :

Peridocal Service & Available Parts Schedule Backlog

“Link / berhubungan dengan Plan Periodical Serive Interval 250 Jam, kami juga memonitoring tentang Parts-Parts yang dibutuhkan saat Eksekusi backlog”

Konsep Backlog yang harus dipatuhi :

STRATEGY :

File Database Monitoring Failure Equipment

“dalam masa suatu alat rusak / Break Down. Dan dalam status terutama Waiting Pembelian Parts, disaat bersamaan Pemeriksaan dilakukan pada komponen-komponen lain yang berindikasi akan rusak (rembes,Aus, Bocor, dst) sehingga diharapkan setelah unit tersebut selesai diperbaiki RFU tidak lagi rusak dalam waktu yang lama “
“secara terencana jika Sebuah alat Berat beroperasi selam rata-rata per hari 17-20 Jam, maka setiap 4 bulan sekali atau 4 kali dalam setahun akan jatuh tempo saat Serive Besar/ General Service, disaat itulah yang ideal juga digunakan untuk meng Eksekusi pekerjaan-pekerjaan yang di Jadwalkan “Backlog Action” menghindari adanya kerusakan disaat alat tersebut sedang Beroperasi Penuh”

“sedianya pemeriksaan harian P2H, atau Inspeksi dari Team Backlog bahkan temuan dan masukan-masukan dari setiap mekanik akan menjadi susunan tugas-tugas “task” Backlog Plan Action, dan jika di rencanakan dan Alokasikan/pembagian Tugas Backlog kepada setiap section yang ada maka akan menjadi menumpuk pekerjaannya dan tidak ter_Action cukup lama Eksekusinya terlanjur Break Down UnSchedule. Dengan demikian Alokasi pekerjaan / pembagian tugas tak kalah pentingnya dari Inspeksi itu sendiri”

Material Planning :

“ Sering kali dalam Proses perbaikan Material menjadi kendala Perbaikan, dikarenakan tidak ada barang (Waiting Parts), ironi yang sering terjadi padahal dalam kondisi itu banyak Stock yang ada. Tapi yang dibutuhkan tidak ada, disanalah di perlukan Stock Item Selection & Control Inventory, File yang ada disamping guna mengurangi resiko tersebut, dengan cara memetakan Call (Permintaaan) dan Demand (kebutuhan), dan menentukan secara berkala item mana saja yang perlu Di Order Kembali setiap bulan, dan berapa banyak seharusnya jumlah Qty Ordernya, diluar Plan kebutuhan parts itu sendiri”

1. Menentukan Order Stock bulanan secara berdasar :

a. Call & Demand
b. Trend ABC
c. Stock Update On hand
d. Lead Time
e. Safety Stock
f. Criteria Fast Moving, Medium & Slow Moving
g. Parts Category : Oil & Filter, Consumable, Tracklink & GET, Hose, Electrical etc

contoh File yang saya kelola untuk menentukan Fast,Medium,Slow Moving kategori dari Hystorical yang disusun berdasar Call & Demand

Cost Control :

Control Pemakaian diatas rata-rata bulanan pemakaian / budget

“Dalam biaya pemakaian parts bulanan perlu adanya batasan dari rata-rata atau dari budget yang ditentukan dan secara berkala di Periksa dan di kendalikan dengan Ideal Pemakaiannya, kami telah membuat File Hystorical Pemakaian Per Model Unit, Per Cost Centre, Per Type Parts, Per Bulan Per Moving Category. Dan mengkalikannya dengan harga Pokok akhirnya tercipta Cost dalam satuan Rupiah”

“Dalam tahapan dasar Stock Inventory, setelah menentukan Stock Level Minimum dan Maximum, adalah secara berkala memeriaksa Pemakaian parts/pengeluaran bulanan. Dan dengan dasar itulah Re_Order (Re Order Point) parts yang sudah terpakai, jika hal ini secara berkelanjutan dan seksama dilakukan maka akan sangat mengurangi adanya Pembelian/Pembelanjaan yang tidak perlu, dan Non Moving ataupun Dead Moving Category meningkat.”

“Tidak semua Permintaan Perlu segera di belikan, terkadang ada kalanya Permintaan itu berulang dan tidak wajar, Perlu ada batasan standart Re –Order dan meng Evaluasinya kenapa Permintaan timbul sebelum waktunya”

Contoh : Track Link yang wajarnya diganti setiap 3 tahun sekali, mengapa pada unit yang sama meminta kembali padahal baru 1 tahun pemakaian.?

Report P2U , Program Pemeriksaan Under Carriage

“mungkin User kerap kali meminta Parts Genuine, sedangkan parts Genuine cendrung mahal, bahkan sebenarnya Vendor Utama juga memakai Produk Non Genuine dan Menjualnya kembali ke Costumer mereka, dengan demikian Pembelian Stock Genuine tidak selalu menjadi Solusi, ada beberapa Parts sperti Fuel Filter, Oil Filter, Starting Motor, Track Link dsb dengan kualitas yang sama kita bisa mendapatkan lebih murah jika membeli Non Genuine”